Hippisch evenement Outdoor Brabant professionaliseerde het accreditatie- en ticketingsysteem van het evenement dat deze week plaatsvindt in Breda. “We hadden een niet-geautomatiseerd, arbeidsinstentief en foutgevoelig systeem. Nu worden medewerkers en vrijwilligers automatisch ingedeeld in de voor hen bedoelde zones: precies wat we wilden.”

Een groot aantal medewerkers, vrijwilligers, offiials en deelnemers helpen Outdoor Brabant mogelijk te maken. Jaarlijks bezoeken circa 50.000 mensen het vierdaagse evenement dat nu ook het WK Vierspannen Paarden houdt. Vooor al deze mensen, of het nu gaat om medewerkers of vrijwilligers, moeten speciale accreditaties worden geregeld. Die accreditatie regelt tot welke zones bepaalde personen toegang hebben of juist niet. Bovendien maakt de horeca op Outdoor Brabant gebruik van deze accreditaties zodat medewerkers die er recht op hebben maaltijden kunnen halen.

Zelf ingevuld en beheerd

Outdoor Brabant werkte tot dit jaar met een niet-geautomatiseerd systeem dat zeer arbeidsintentief en foutgevoelig was, zo stelt de organisatie. “Onze wens was een geautomatiseerd systeem dat door de vrijwilligers en medewerkers zelf ingevuld en beheerd kon worden. Hierin registreren we onze medewerkers, deelnemers, officials en delen we hen zones toe. Er staat nog meer informatie in zoals: kledingmaten, cateringrechten etc. Op locatie worden accreditaties gescand bij de cateringpunten om te betalen.

Tekst gaat verder onder foto.

Mooie samenwerking 

In  nauwe samenwerking met ticketingprovider ticketflow en CM payments, die beiden onder de vleugels van CM Groep vallen, ontwikkelde ticketflow de applicatie waarin medewerkers van Outdoor Brabant zich kunnen registreren. Zij maken een volledig profiel aan, inclusief foto, zodat alle medewerkers met een photo-ID rondlopen, een vereiste omdat Outdoor Brabant het WK Vierspannen houdt. “De badge bevat zowel een kleurencode als een QR-code”. legt Rogier Aarts van ticketflow uit. “De beveiliging kan zowel optisch de kleur controleren als de QR-code scannen. Bij de horeca wordt de QR-code gescand waardoor de organisatie direct weet wat er door welke medewerker wordt geconsumeerd. Dat gaat tevens ongeoorloofde consumptie tegen, waarmee de organisatie een besparing realiseert. We hebben in een mooie samenwerking de papieren lijsten en muntjes weg geautomatiseerd.”