Online bezoekersregistratie: waarom en wat kan je er mee?

6
DECEMBER 2017

Bezoekersregistratie

Ticketshop

Ticketscanning

De bezoekers van jouw evenement bij binnenkomst afstrepen van de bezoekerslijst is een nog veel gebruikte registratiemethode. Maar de ouderwetse pen-en-papier registratie voldoet in veel gevallen niet meer. De wereld wordt steeds meer ‘mobile only’. Bezoekers zoeken informatie over een event op hun mobiel op, bestellen via deze weg een ticket, rekenen af in een mobile shop en verwachten hun ticket te ontvangen per SMS. Als zij hiervoor hun mobiel niet gebruiken, dan wordt in plaats daarvan de laptop of tablet ingezet.
Een toegangsticket uitprinten op papier voor vertrek? De nieuwe generatie heeft geen printer heeft de verwachting dat e-tickets en/of m-tickets gescand worden op een mobile device bij de deur.

Voor de eventorganisator, hoe groot of klein het evenement ook, is het registreren van bezoekers altijd al belangrijk geweest. Daarmee heb je immers voorafgaand aan het event inzicht in hoeveel bezoekers je mag verwachten. Er zijn echter nog veel meer redenen om bezoekersregistratie goed in te richten. En dit hoeft echt niet tijd en geld te kosten! Integendeel, het uitlezen van een digitale registratielijst kost minder tijd en levert bij slim gebruik zelfs meer geld op. Lees hier onze tips.

1. Eventinformatie en marketingacties

Als bezoekers zich online registreren heb je een digitale lijst beschikbaar met gegevens, waaronder hun mobiele nummer. Dit maakt het gemakkelijk om bijvoorbeeld een SMS te sturen over parkeertickets. Het is zelfs mogelijk aan datzelfde bericht een betaallink toe te voegen waardoor het parkeerticket in een minuut is besteld en afgerekend. Ultiem gemak voor zowel de organisator als de bezoeker. 

2. Veiligheid en alerts

Met online bezoekersregistratie heb je inzichtelijk wie zich heeft aangemeld. Door aan de deur tickets met de Scan app te scannen, heb je altijd en overal een actueel digitaal aanwezigenbestand bij de hand. Een lijst die veel waarde toevoegt bij een ongeval of calamiteit waarbij de eventlocatie moet worden ontruimd. Door bij het online registreren het mobiele nummer van de bezoeker te registreren, is zelfs het uitsturen van SMS alerts naar alle bezoekers mogelijk. 

3. Een up-to-date klantenbestand

Het klantenbestand van veel bedrijven en organisaties is vaak vervuild. Bij online eventregistratie zal iedereen die zich aanmeldt zijn gegevens invullen. Dit geeft jou de mogelijkheid om het CRM-systeem aan te vullen met de juiste persoonsgegevens zoals functie, adres en telefoonnummer. 

4. Enquêtes

Als je jouw evenement ieder jaar wil laten groeien heb je cijfers nodig. Benader de bezoekers na het evenement per SMS of email met een korte vragenlijst. Dit geeft inzicht in verbeteringen voor volgend jaar. Het uitsturen van een enquête doe je eenvoudig door de online registratielijst erbij te pakken en jouw vragen in de online tool in te voeren. 

5. Meten is weten

Welke medewerkers hebben de kwartaalmeeting van het bedrijf niet bijgewoond? Zijn de verplichte PE-activiteiten wel verricht? Door het scannen van tickets aan de deur, is het mogelijk om altijd en overal te zien wie wel en wie niet op het evenement aanwezig is. Ook na het evenement is de lijst met aan- en afwezigen gemakkelijk uit te lezen. Dit geeft de eventorganisator bijvoorbeeld de mogelijkheid om een bezoeker die nog niet binnen is na te bellen. 

Met ticketflow start je de kaartverkoop van jouw event in 3 simpele stappen. Voorkom administratief gedoe met papieren toegangsbewijzen. Maak het sponsoren gemakkelijk door hun relaties uit te nodigen met de Guest Manager, onderdeel van de ticketing totaaloplossing van ticketflow.
Vond je dit een interessant artikel? Vergeet het niet te delen.
meer artikelen